دایر کردن دفتر برای کسب‌وکار بدون مکان فیزیکی
برای شروع یا گسترش کسب‌وکار خود نیازمند امکانات و خدماتی مانند: آدرس پستی، شماره تلفن ثابت و پشتیبانی تیمی از متخصصان می‌گردید، اما از پس هزینه‌هایی مانند: اجاره مکان و پرداخت حقوق کارمندان برنمی‌آیید؟ تنها یک راهکار برای شما وجود دارد و آن دفتر کار مجازی (Virtual Office) است. کسب‌وکارهای بسیاری از خدمات دفترهای کار مجازی استفاده می‌کنند، اما مزایای آن برای بازرگانان قابل توجه است؛ شما می‌توانید روی تراس خانه‌ای در تهران بنشینید، با یک بازرگان آلمانی تماس بگیرید و همه‌چیز طوری به‌نظر برسد که شما دارای یک دفتر کار واقعی با چندین کارمند در شهر لندن هستید. در این مطلب با مفهوم دفترهای کار مجازی و مزایای آن‌ها برای صاحبان انواع کسب‌وکار، از جمله بازرگانان آشنا می‌شویم.
دفتر کار مجازی چیست؟
دفتر مجازی مجموعه‌ای از امکانات و خدمات است که از دو نوع فیزیکی و دیجیتالی هستند. دفتر مجازی شیوه‌ای برای حفظ ظاهر یک کسب‌وکار است؛ چه از نوع شخصی و فریلنسری و چه از نوع شرکتی با هرمقیاس. شما حتی می‌توانید یک کسب‌وکار فریلنسری را طوری جلوه بدهید که گویا یک کسب‌وکار شرکتی و یک کار تیمی است.
بگذارید از چند مثال شروع کنیم؛ بسیاری از صاحبان کسب‌وکار مرتکب این اشتباه می‌شوند که در صفحه (تماس با ما) در سایت کسب‌وکار، یک شماره تلفن موبایل قرار می‌دهند. اگر بررسی‌های آماری به‌شما نشان دهد که با این روش، درصدی از مشتریان احتمالی خود را از دست داده‌اید، چه واکنشی خواهید داشت؟! چون دقیقا همینطور است! مردم نسبت به تلفن‌های ثابت، علاقه بیشتری نشان می‌دهند؛ چون معتقد هستند، تلفن ثابت یعنی دفتر کار، یعنی شرکت فیزیکی و این هم یعنی: اعتماد بیشتر به برند! یکی از امکانات دفتر مجازی شماره تلفن ثابت است؛ اما نه فقط همین! بلکه شماره تلفن ثابت، به‌همراه یک منشی تلفنی واقعی٬ نه‌دیجیتالی و مجازی.
خدمت دیگر ارائه شده در دفترهای کار مجازی یک آدرس پستی فیزیکی در مرکز شهر است. شما می‌توانید یک دفتر کار واقعی در حومه شهر با ارزان‌ترین اجاره ممکن داشته باشید، درحالی‌که آدرس پستی شما، دفتری در مرکز یا شمال شهر را نشان می‌دهد؛ و این یعنی: اعتبار بیشتر! این آدرس حتی می‌تواند در یک کشور دیگر باشد. این مزیت برای تاجران و بازرگانان بسیار ارزشمند است. آن‌ها می‌توانند از این طریق برای خدمات و محصولات خود در بازارهای بین‌المللی بازاریابی کنند؛ بدون آن‌که مجبور باشند یک دفتر کار واقعی در کلان‌شهری در یک کشور اروپایی، آسیایی یا آمریکایی، اجاره کنند.
دفترهای کار مجازی فرصتی برای توسعه کسب‌وکار
دفتر کار مجازی یعنی؛ اعتبار و اعتماد بیشتر. اما از آن مهم‌تر یعنی؛ فرصتی بی‌نظیر برای افرادی که به‌تازگی یک کسب‌وکار شرکتی یا فریلنسری را آغاز کرده‌اند. زیرا امکانات و خدمات دفترهای کار مجازی، کسب‌وکار شما را بزرگ‌نمایی می‌کند.
برای مثال مشتریان بالقوه معمولا فقط به خرید محصولات و خدمات و ایجاد ارتباطات تجاری با شرکا و شرکت‌هایی فکر می‌کنند که در همان شهر خود و در محله‌ای گران‌قیمت و یا مرکزی، دارای یک دفتر کار واقعی هستند. دفترهای کار مجازی امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهند که از این ایده پشتیبانی می‌کند. بنابراین این دفاتر، فرصت رشد و گسترش را برای کسب‌وکارهایی با مقیاس کوچک و یا کسب‌وکارهایی که تازه راه‌اندازی شده‌اند فراهم می‌کنند تا بتوانند در شهرهای بزرگ و دیگر شهرها بازاریابی کنند.
انواع خدمات در دفترهای کار مجازی
تفاوت دفترهای کار مجازی و هزینه آن‌ها به میزان خدماتی بستگی دارد که در اختیار صاحبان کسب‌وکار قرار می‌دهند. زیرساخت‌های دفتر مجازی شامل انواع مکان‌ها و خدمات فیزیکی و همچنین خدمات دیجیتالی است. این زیرساخت بین افراد و نهادها به‌اشتراک گذاشته می‌شود تا امکان استفاده مؤثرتر از منابع فراهم شود.
این شیوه بسیار به شیوه تقسیم منابع یک سرور فیزیکی به چند سرور مجازی برای استفاده موثر از منابع نرم‌افزار و سخت‌افزار سرور فیزیکی و کاهش هزینه‌ها در این روش، شباهت دارد. همچنین در هردو شیوه سرور مجازی و دفتر کار مجازی، با روندی به نام مجازی‌سازی روبه‌رو هستیم که به خریداران امکان می‌دهد بتوانند خدمات و منابع مورد نیاز خود را با هزینه کمتر، برای مدت‌زمانی مشخص خریداری (اجاره) کنند. برخی از خدمات و امکانات قابل ارائه در دفترهای کار مجازی را در هر دو بخش فیزیکی و دیجیتالی با هم مرور می‌کنیم.
امکانات و خدمات فیزیکی:
- یک یا چند مسئول پذیرش برای یک دفتر مجازی
- آدرس پستی واقعی
- خدمات پستی: دریافت، تحویل و ارسال
- اتاق‌های کنفرانس واقعی
- فضای میز و دفاتر خصوصی
- چاپ و خدمات مرتبط، مانند: کپی، صحافی، فکس، اسکن و لمینت
- خدمات پذیرش و خدمات پاسخ‌گویی
- فضای ذخیره‌سازی: انبار فیزیکی
امکانات و خدمات دیجیتالی:
- یک شماره تلفن
- سیستم تلفن آنلاین (VoIP)
- دستیاران مجازی
- دامنه وب‌سایت و ایمیل
- پیام فوری، چت و سایر سیستم عامل‌های RTC مبتنی‌بر وب
- خدمات کنفرانس ویدئویی، مانند: میزبانی وبینار یا دیگر پلتفرم‌های به‌اشتراک‌گذاری صفحه نمایش
- ذخیره‌سازی دیجیتال آنلاین و فضای ذخیره‌سازی ابری
- برنامه‌های مبتنی بر ذخیره‌سازی ابری،مانند: Google Docs، Sheets و Slides یا Office 365
این مزیت‌ها را خریداری کنید
برای آن‌که بیش از پیش با مفهوم دفترهای کار مجازی و نقشی که آن‌ها در رشد انواع کسب‌وکار از جمله کسب‌وکارهای بازرگانی می‌توانند داشته باشند، مثالی دیگر می‌زنیم. یک فرد یا یک شرکت به‌عنوان ارائه‌دهنده خدمات دفتر کار مجازی، یک واحد اداری واقعی را در برج خلیفه دوبی اجاره یا خریداری می‌کند. در این واحد اداری، امکانات فیزیکی و دیجیتالی بسیاری برای خدمت‌رسانی به چندین فرد و کسب‌وکار قرار داده می‌شود که قابلیت به‌اشتراک‌گذاری دارند.
این واحد اداری دارای آدرس پستی واقعی، صندوق و کد پستی است؛ این یعنی با خرید (اجاره) خدمات این دفتر کار، مشتریان شما می‌توانند نامه‌های پستی فیزیکی و کاتالوگ محصولات و خدمات را به این آدرس پستی ارسال کنند. کارمندان واقعی دفتر کار، از این نامه‌ها اسکن می‌گیرند و آن‌ها را به‌صورت فایل برای شما ارسال می‌کنند.
در این دفتر کار، سرورهایی وجود دارد که منابع آن‌ها با شما به‌اشتراک گذاشته می‌شود. در این دفتر کار، منشی‌های تلفنی واقعی حضور دارند که برای شما کار می‌کنند و پاسخ‌گوی تماس‌های تلفنی به خطوطی هستند که شما آن‌ها را اجاره کرده‌اید؛ و به همین ترتیب، با خرید (اجاره) خدمات و امکانات دیگر، این خدمات و امکانات در قالب دفتر کار مجازی در اختیار شما قرار می‌گیرند. با برخی از مزیت‌های دیگر دفترهای کار مجازی آشنا می‌شویم.
افزایش امکانات و اختیارات تجاری
مزیت یک دفتر مجازی این است که کارفرمایان می‌توانند همه‌چیز را با شیوه دورکاری مدیریت کنند. برای مثال یک بازرگان یا شرکت بازرگانی می‌تواند با خرید خدمات چندین دفتر کار مجازی در چند شهر در چند کشور و در چند قاره، صادرات و واردات را در عرصه بین‌المللی مدیریت کند.
خدمات تلفنی گسترده
در یک دفتر مجازی می‌توانید با داشتن شماره تلفن، سرویس فکس، صندوق‌های پست صوتی و حتی یک صدای مجازی برای برقراری تماس‌های کاری، بدون نیاز به پذیرش، یک محیط مجازی حرفه‌ای داشته باشید. کسب‌وکارها می‌توانند از مزایای اضافی دفاتر مجازی مانند کاهش مداخله انسانی و به‌حداقل رساندن هزینه در این زمینه‌ها بهره ببرند.
دفتر کاری بدون نیاز به مکان واقعی و نیروی انسانی
البته که زیرساخت دفاتر کار مجازی، از نوع مکان واقعی و نیروی کار واقعی است. اما شما که مشتری این امکانات و خدمات آن‌ها هستید برای دایر کردن یک دفتر کار مجازی با استفاده از این زیرساخت فیزیکی و واقعی، نیازی به خرید یا اجاره یک دفتر کار واقعی کامل و اختصاصی با مبالغ مافوق تصور ندارید. همچنین می‌توانید خدماتی از سوی کارمندان مرکز ارائه‌دهنده دفتر مجازی دریافت کنید که شما را از استخدام نیروی انسانی برای یک دفتر کار واقعی، بی‌نیاز می‌کند.
صندوق پست صوتی شخصی‌سازی شده
دفاتر کار مجازی به شما این امکان را می‌دهند که پیام پست صوتی دلخواه خود را برای تماس‌ها ایجاد و تنظیم کنید تا در مواقعی که در دسترس نیستید، با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید. این مزیت، تعامل با مشتریان شما را افزایش می‌دهد.
کاهش هزینه‌ها
در قدم اول شما باید مبلغی را برای خرید (اجاره) خدمات و امکانات از یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات دفتر کار مجازی، هزینه کنید. این مبلغ کمی زیاد به‌نظر می‌رسد اما در برابر هزینه اجاره مکان واقعی بسیار ناچیز است. همچنین وقتی باقی خدمات و هزینه‌ای که برای تامین نیروی انسانی باید در نظر می‌گرفتید را به آن بیافزایید، می‌بینید که دفترهای کار مجازی، بسیار مقرون‌به‌صرفه هستند و هزینه‌های کسب‌وکار را به‌شدت کاهش می‌دهند.
تعادل بین کار و زندگی
بازرگانی را تصور کنید که مدام از خانه به دفتر کار واقعی خود در تهران می‌رود و گاهی نیز برای هماهنگی امور و مدیریت بیشتر به دفتر کار واقعی خود در ترکیه، امارات یا کشورهای دیگر سر می‌زند. او برای همسر و فرزندان خود و برای فراغت خود، چقدر وقت دارد؟!
دفتر کار مجازی به شما امکان می‌دهد همه‌چیز را از راه دور درحالی‌که در خانه نشسته‌اید و یا به‌همراه خانواده در یک منطقه ساحلی در شمال یا جنوب ایران یا سواحل شهر استانبول در حال تفریح هستید، مدیریت کنید. این یعنی تعادل بین کار و زندگی. این یعنی امکانات مدرن برای مدیریت مدرن کسب‌وکار در دنیای مدرن.
صرفه‌جویی در زمان
امروزه هم مدیران کسب‌وکار و هم کارمندان شرکت‌ها گزینه‌های دورکاری و کار از خانه را حتی با حقوق کمتر، ترجیح می‌دهند، زیرا زمان رفت‌وآمد و هزینه حمل‌ونقل را به صفر می‌رساند و مهم‌تر از همه، راحتی را فراهم می‌کند. از این رو دایر کردن دفاتر کار مجازی باعث صرفه‌جویی در وقت (و هزینه) هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان می‌شود.
دفتر کاری مجازی؛ بهترین گزینه برای بازرگانان
همان‌طور که در این مطلب مرور کردیم، دفاتر کار مجازی، مزیت‌های گوناگونی برای کسب‌وکارهای مختلف دارند؛ اما وقتی صحبت از فعالیت بازرگانی و عرصه صادرات و واردات می‌شود، ارزش این خدمات، افزایش می‌یابد. به‌کمک خدمات و امکانات دفاتر مجازی می‌توانید کمترین زمان، یک یا چند دفتر مجازی را در شهرهای بزرگ دنیا راه‌اندازی کنید و کسب‌وکار خود را در عرصه جهانی گسترش بدهید، کالاهای صادراتی و وارداتی را بازاریابی کنید و امور شرکت را از راه دور مدیریت کنید. افزایش مبادلات در عرصه جهانی سودی ورای تصور را نصیب شما و شرکای تجاری شما و سرمایه‌گذاران خواهد کرد.
